醫學系關于規范日常管理工作的通知
為加強和改進醫學系日常管理，進一步規范相關工作流程，落細落實醫學系辦公管理、教學管理、科研管理、學生管理等工作，現將相關事宜通知如下。
一、系屬各部門工作職責
1、綜合辦公室：是醫學系黨務、行政、教學的綜合管理部門。具體負責綜合協調、上傳下達、對外聯絡、督察督辦、公文處理、會務辦理、制度建設、綜合管理服務等工作。
2、學生工作辦公室：是醫學系團學工作綜合管理部門。具體負責學生思想政治教育、行為規范管理、助學解困、心理健康教育、學生住宿管理、輔導員隊伍建設與管理、班主任隊伍建設與管理、共青團與學生社團建設管理等工作。
3、醫學教研室與各教研小組：醫學教研室是醫學系教學運行業務管理部門，負責統籌協調、牽頭抓總，組織協調各教研組在各自專業領域內開展教學科研等工作。各教研組承擔本專業領域的教研室職責任務，圍繞職能職責開展教學科研工作。二、辦公管理
（一）收文
醫學系班子成員、各部門工作人員、教研組教師、輔導員等所有教職員工，領取或參加會議、培訓所收到的文件等公文，均要及時交系辦按照公文處理流程審簽辦理，不得跨越系辦體外循環，緊急事件或特殊情況經辦人需同時向分管領導匯報。系辦接到文件后填寫《醫學系文件批辦單》（附件1），并及時呈送相關領導批示，系辦按照批示情況進行督辦，急件或特殊情況要由專人進行跟蹤督辦，特事特辦。
（二）發文
系辦、學辦、教研室、教研組（以下統籌系屬各部門）根據工作實際，需要以醫學系名義印發文件、通知的，均要先起草相關稿件，經分管領導審閱把關后填寫《醫學系簽發文稿紙》（附件2），并將擬發文稿和文稿電子版交系辦。系辦負責分送相關領導審簽、簽發。黨政聯席會議紀要、黨總支會議紀要、黨發文件由黨總支副書記審簽，黨總支書記簽發；系發文件由系副主任（或分管教學負責人）、黨總支副書記審簽，系主要負責人簽發。系辦公室負責將已簽發的電子版或紙質版文件及時傳送辦理部門和相關人員。系辦公室負責督辦相關文件的辦理情況。
（三）會議紀要
按照《關于加強新形勢下系部黨組織建設的意見（試行）》（烏院黨發[2020]10號）精神，系屬各部門根據工作需要可向系辦提出系會議議題申請，由系辦匯總議題并統籌安排對應的會議事宜，對未列入系會議議題的申請，要及時向申請部門反饋相關意見。系主要負責人確定會議議題并主持召開。系公負責做好會議記錄，會后及時起草會議紀要，并按照發文要求履行審簽程序。系屬各部門在職責范圍內臨時發起的工作會議由召集部門（人）負責，自行安排。
（四）請銷假
醫學系所有教職員工需嚴格按照學院《關于嚴格執行教職工寒暑假節假日工作日外出請假報告制度的通知》（烏院辦發[2020]1號）的文件要求，填寫《烏海職業技術學院教職工請假條》（附件3），執行相關請假流程。系正副職外出，向分管院領導、院長、書記履行請假手續，《請假報告單》分別報送至學院組織人事統戰處和黨政辦公室。教職員工外出，向系分管領導、系主要負責人履行請假手續，寒暑假外出還需向分管業務院領導履行請假手續，《請假報告單》報送至系辦備案，系辦將教職員工請假情況在次月初3日內報學院人事統戰處。
（五）教職工培訓
教職工培訓主要通過學院選派、系里選派和個人申請三種方式選派，攻讀學位及進修教育執行《學院教職工攻讀學位及進修學習管理辦法》。
選派教職工參加市外培訓或參加市內培訓超過10天的，由系辦統一履行文件審批流程，統籌安排，拿出擬辦意見，并跟蹤督辦，需要學院備案的，參加培訓人員要配合系辦按照學院要求做好備案手續。
普通教職工參加市內培訓時間不超過10天的或臨時培訓，由分管系領導在不影響整體工作運行的情況下進行安排，分管系領導要按照班子成員分工做好工作溝通協調工作，選派系屬部門負責人參加培訓的要經系主要負責人同意。
1.涉及教師的教學科研培訓或業務會議，由教研組提出人員安排意見，系分管領導審簽，系主要負責人簽發。需要呈送相關部門或院領導簽署意見的，由系主要負責人簽署送審意見。
2.涉及班主任、輔導員、教職員工等團學方面的培訓或業務會議，由系學工辦提出人員安排意見，系分管領導審簽，系主要負責人簽發。需要呈送相關部門或院領導簽署意見的，由系主要負責人簽署送審意見。
3.教職員工黨務、教學和團學工作之外的其它培訓、會議，由系辦提出人員安排意見，系分管領導審簽，系主要負責人簽發。需要呈送相關部門或院領導簽署意見的，由系主要負責人簽署送審意見。
教職工在工作期間不得私自以任何理由、任何形式參加未經批準的培訓。參加培訓的教師要辦理請假手續。赴市外參加培訓要按照學院要求填寫《烏海職業技術學院國內差旅審批單》（附件4）。培訓人員按時完成規定學習任務，學習結束后及時返校銷假，根據相關要求辦理報銷手續。
（六）采購報銷
系屬各部門每年底需提出下一年度費用預算，經系會議研究確定。采銷人員需嚴格執行年度預算和《烏海職業技術學院關于財務支出審批和報銷流程相關規定的通知》（烏院辦發〔2021〕35號）相關要求，填寫《醫學系批量物品和實訓耗材采購論證決策表》（附件5）等財務要求提供的憑證，履行采購、采購驗收、資產管理等相關手續。涉及固定資產的，依據《烏海職業技術學院固定資產管理辦法（試行）》（烏院黨發〔2020〕10號）要求，辦理國有資產登記手續。
三、教學管理
教學管理執行學院《教學管理規章制度匯編》和《醫學系教學工作考核辦法（試行）》（烏院醫發[2020]31號）。教研組在醫學教研室的統籌組織協調下承擔各自專業領域內的教研室工作職責任務。
（一）學籍管理
班主任負責做好新生學籍信息審核、錄入等學籍注冊和檔案的管理工作，要及時做好學生因退學、休學、參軍入伍等情況的學籍變更。學生畢業后，班主任將學生學籍檔案和黨團檔案進行整合，做好學生檔案的轉移和移交簽字手續；未能如期畢業的學生，班主任將學生學籍檔案和黨團檔案進行整合密封后，交系辦教學秘書管理，待學生延期畢業后，教學秘書交回班主任辦理學生檔案的轉移和移交簽字手續。教學秘書負責與班主任履行交接簽字手續，交接簽字手續納入系辦檔案管理。
（二）《人才培養方案》的制定
教研組負責所承擔專業的人才培養方案的制定，經醫學教研室審核并提交系會議研究確定后，按要求報教務科技處，待學院審定后實施。醫學教研室要按照教學規律提早做好《人才培養方案》的安排布置和審核工作。
（三）教材選用
教研組負責按照《烏海職業技術學院教材選用管理實施細則》（烏院辦發[2021]7號）和《人才培養方案》，在教務科技處提供的教材征訂目錄中提前確定課程教材，填寫《烏海職業技術學院教材征訂表》，經醫學教研室、分管領導審核，由系主要負責人簽字后按相關要求上報。
（四）課程管理
1.課程安排
教研組負責按照《人才培養方案》和《醫學系教學工作考核辦法（試行）》的文件要求及本專業教師實際情況，提前確定下一學期授課教師和具體課時量。鑒于醫學系專任教師少、教學任務重的現狀，原則上確定主崗在行政崗位的專任教師代課周學時為12-15課時/周，不參與行政事務的專任教師代課周學時為16-24課時/周；視課程安排不得超出3門。課程安排由教師申報教研組，教研組負責統籌把關，核心課程優先專任教師。“醫學系外聘教師人才庫”由系辦管理，外聘教師選聘由教研組商系辦從“醫學系外聘教師人才庫”中擇優提出選聘意見。
教研組負責在每學期末將下一學期授課教師和具體課時量安排經醫學教研室審核后上報系辦匯總，系辦匯總后提交系會議研究確定。系會議研究確定后，系辦教學秘書會同教研室、教研組編制系課表，并按要求上報教務科技處。
2.課程教學
授課教師要嚴格按照學院課堂教學相關管理規定，做好備課和教案準備，禁止無教案上課。授課教師需提前到達教室，衣著整潔、站立上課，準時下課。授課教師不得隨意或擅自調課、停課或私自請人代課。需要調課的，必須提前在新教務系統中完成線上調課申請，填寫紙質版《調代課申請表》（附件6），經分管領導審核簽字報教務科技處批準。停課執行學院通知。
3.教學質量監控
系辦要會同教研室、教研組做好日常教學檢查、評教評學等教學質量監控工作的指導，落實同行評教、學生評教、教師評學和聽課制度，具體工作由教學秘書和教學督導員協調落實。教研室、教研組要配合系辦收集匯總梳理教學檢查中發現的問題。針對匯總梳理出來的問題，系辦要及時反饋給教研室和對應的教研組，教研室牽頭組織各教研組提出整改措施并及時進行整改，整改措施和整改情況報教學督導員，形成完善的以查促改、以改促建的監控機制。
同行評教由教研組在組內組織教師互相聽課，填寫《課堂教學測評表》（附件7）報教研組，每學期至少2-3次；學生評教由教學督導員在每班內選定一名學生教學信息員，填寫《學生教學信息員反饋意見表》（附件8）報教學督導員，每兩周一次；教師評學由教研組在組內組織召開評學座談會，填寫《教學質量評價表（教師評學用）》（附件9）報教學督導員，每學期1次。聽課由系辦教學秘書組織對系內專兼職教師開展聽課，系部領導每學期聽課不少于6次，教研室主任每學期聽課不少于8次，教師每學期聽課不少于4次，身兼數職教師聽課次數就高。
4.課程考核
課程考核由院考和系考兩個部分組成。院考由學院統一組織，主要是針對全院學生的基礎課考核，要求系部老師配合做好監考工作。系考由系里全面負責，具體工作由分管系領導牽頭，系辦統籌協調，教研室和教研組具體組織實施，主要是針對全系學生的專業課考核，內容包括考核的時間安排、試卷編印、考試監考、成績評定等工作。
系辦負責配合教研室組織協調各教研組做好試卷的印刷、回收和存檔；考核的時間和監考、巡考的人員安排；補考、重修的安排組織。課程負責人負責建立試題庫，并逐年更新。命題教師要針對A類課程、B類課程理論部分，從試題庫中選定水平相當的A、B兩套試卷以及對應的評分標準，要配合系辦做好試卷的印刷，要做好試卷保密工作。任課教師要在考核結束后的三天內，按照標準答案和評分標準完成考試的閱卷、評分和成績錄入工作。學生成績不得隨意更改，確需改動的，由成績錄入的教師在新教務系統中提交變更成績申請，上報教務科技處批準后，進形成績變更。補考成績由評卷教師負責錄入。
5.技能競賽
承辦院級、自治區級和國家級技能競賽由系教研室商教研組提出可行性方案，經系會議研究確定后，積極向學院申請。承辦技能競賽批準后，按照專業責成相應的教研組制定詳細技能競賽方案，經系會議研究決定后組織實施。
參加院級、自治區級和國家級技能競賽由各教研組按照相關競技要求，擇優推薦參賽教師、指導教師、學生，分管領導結合教研組意見和教師隊伍實際提出推薦意見，經系主要負責人批準后派人參加。需要呈送相關部門或院領導簽署意見的，由系主要負責人簽署送審意見。
參加技能競賽的教師和學生要認真做好競賽的準備工作，爭取取得好的成績。競賽取得優秀名次或指導學生取得優秀名次的教師作為職稱評聘、評優選先的重要依據。
6.頂崗實習
教研組要準確掌握學生頂崗實習的實際需求，在學生頂崗實習的前一學期摸清自主實習和需要系里統籌安排實習的學生情況，上報教研室。教研室負責和實習基地做好對接，結合學生頂崗實習的實際需求提出學生實習計劃，明確實習學生的實習基地、實習期限、校內指導教師，統籌做好學生頂崗實習各項工作。學生實習安排經系會議研究確定后，上報教務科技處，待學院審批后實施。
實習期間，學生接受實習單位與學院的雙重管理。實習指導老師要積極和實習單位溝通學生實習情況，通過線上線下的方式做好實習指導，與實習單位帶教老師共同對學生實習成績進行評定，按要求做好工作總結和記錄。實習結束后，學生根據學院要求，按時返校進行畢業答辯。
7.畢業設計（論文）。教研室要統籌做好學生畢業設計（論文）工作，組織成立畢業設計（論文）工作領導機構及答辯委員會，負責畢業設計（論文）工作的規劃、協調、組織管理和考核認定，畢業設計（論文）答辯委員會下設若干答辯小組，按照專業類別提前制定畢業設計成績表樣式，安排答辯時間、地點，組織公開答辯。校內指導教師負責指導畢業年級學生的畢業設計與答辯，將畢業設計（論文）封面、畢業論文、實習手冊等送交答辯小組。畢業設計（論文）成績評定必須從嚴掌握，最后以五級（優秀、良好、中等、及格、不及格）記分登記入冊，優秀率一般≤20%。畢業設計（論文）不能免修、緩修，只能重修。
（五）實訓室管理
1.實訓室設備管理。系分管領導要做好實訓室設備管理工作，為實訓室固定資產管理的第一責任人，列入固定資產的實訓設備，要做到帳、卡、物一致，要做好固定資產核查工作，購置的設備要做好質量把關和驗收工作，實訓室設備要按照國有資產管理要求納入學院系統管理。各實訓室管理員協助分管領導和系國有資產管理員共同完成設備的入庫、歸類造冊備案、貼簽等工作。實訓室各種設備統一由實訓室管理人員管理，要定期進行實訓室設備的檢查和記錄，要求做到帳、卡、物一致。實訓室管理員發現問題要及時向國有資產管理員報備，國有資產管理員會同教研組依據情況提出維修、更換建議，報分管領導審核。維修費用審簽按照學院和系里相關規定執行。涉及固定資產管理的按照學院國有資產管理辦法和招標采購辦法辦理。
2.實訓室使用。實訓室使用由教研組根據課程安排授課教師提出，經教研室審核，報系辦教學秘書統籌安排實訓室。實訓室使用以誰使用誰負責為原則，嚴格遵守實訓室操作規程，保證人身安全和設備安全，不得隨意使用與實訓無關的儀器設備。發現問題要及時向實訓室管理員反饋。
3.實訓耗材管理。各教學組按照教學實際和耗費使用、結余情況提出采購計劃，采購計劃納入系年度預算管理，履行采購、采購驗收、資產管理等相關手續。庫存耗材必須實行專人保管，各教學組每學期初將確定的耗材保管員名單上報系辦匯總留檔，需調整人員時，所屬教研組組長上報系辦進行更改，調整前后保管人員應認真辦理交接手續。保管人員要按照類別和各自的存放要求妥善保管各種耗材，加強防水、防火、防蟲、防盜管理和教師實驗實訓耗材的領用記錄，做到賬目清楚，賬物相符，在每學期末對庫存耗材進行一次全面盤點。實訓使用過的一次性耗材，必須放到指定的存放點，由各教研組確定的專人進行集中回收處理，對于有毒有害的廢物必須嚴格按照危險品要求進行回收管理。
4.實訓藥品管理。實訓藥品由教研組根據實訓需求提出采購計劃，經教研室審核，系負責人批準后，按照《醫學系關于采購報銷和資產管理的通知》（烏院醫發[2020]33號）文件要求辦理采銷相關事宜。
實訓藥品管理嚴格執行《中華人民共和國藥品管理法》，實行雙人管理，由實訓室管理員和臨床醫學教研組指定藥品管理員共同負責。實訓室管理員做好實訓室管理，無關人員不得隨意進入實訓室。藥品管理員做好登記、建賬和入庫、出庫登記，要定期檢查藥品的效期、數量，藥品要明確標識、定點放置，過期藥品及時妥善處理。藥品庫和藥品柜鑰匙分別由實訓室管理員和藥品管理員管理，不得互相轉借。藥品出庫按教師使用量定量拿取，經實訓室管理員和藥品管理員共同簽字，實訓室管理員要做好使用藥品記錄。特殊情況需要增加補充藥品需上報系部負責人批準。如發生藥品丟失，立即上報系分管領導。藥品管理期間違反規定、構成犯罪的，將依法追究刑事責任。
三、科研管理
各教研組負責做好本專業范圍內校外科研項目（課題）和校內科研項目的申報、立項、審批、科研、經費管理等工作。
（一）申報、立項、審批。教師個人或聯合數人按照有關文件規定申報國家、自治區、市級、校級課題，填寫《烏海職業技術學院教科研課題申請書》，經系教研室審核，提交系辦匯總，經系會議研究決定后，系負責人簽字加蓋公章，按科研課題文件相關要求進行上報，待審批立項后組織實施。
（二）科研工作。課題負責人負責組織課題組成員依照計劃進度和質量要求完成研究任務，全部研究過程要注意課題研究的建檔和管理。課題完成情況將作為職稱評聘、評優選先的重要依據。
（三）經費管理。科研經費管理實施執行《烏海職業技術學院科研經費管理實施細則》（烏院辦發[2021]8號）。
四、學生管理
（一）作息時間
嚴格執行《醫學系學生管理暫行辦法（試行）》（烏院醫發[2020]17號）和《醫學系2020年秋季學期學生早操、晚自習管理辦法》（烏院醫發[2020]40號），班主任主要負責，教師、輔導員、班主任齊抓共管，切實加強學生日常管理。除周六、日和節假日外，日常作息時間和相關要求如下:
7:00-7:30 早操。要求各班級在指定地點集合，跑操20分鐘。值班教師和學生會工作人員要做好紀律維持和出勤記錄。
8:20-18:00 上課。授課教師要做好學生上課期間的教學管理和秩序維護等工作（期間12:00-14:30午休）。
19:10-21:00 自習。各班級要保持安靜，保持教室內衛生干凈整潔，不得大聲喧嘩。值班教師及學生會工作人員要做好紀律維持和出勤記錄。
22:10-22:30 檢查宿舍。學生在宿舍內等待查宿，不得竄宿舍。值班教師組織學生會工作人員檢查宿舍，填寫《醫學系夜間樓層查宿表》，并在班主任群內通報，班主任要及時作出處置。如遇緊急情況值班教師、班主任要及時上報學工辦和帶班領導。節假期間，班主任要采取視頻連線等方式檢查留宿學生宿舍，并將情況反饋值班教師。
（二）請銷假
學生請假執行《關于進一步規范學生請銷假的通知》（烏院學工字[2021]3號）。請假2天（含2天）以內者，由班主任核實后簽字批準并備案，開具紙質《學生請假單》；3天至2周以內者，由班主任、輔導員簽署意見后報學工辦主任和分管領導批準；超過2周，系部、教務科技處、學生工作處簽署意見，由主管院長批準，開具紙質《學生請假單》；學生各類請假時長超過2周時，必須通過紙質《學生請假單》的形式完成全部審批流程方可生效。
（三）違紀處理
學生違紀處理執行《烏海職業技術學院學生違紀處理實施細則》（烏院辦發[2021]3號）。發生學生違紀事件后，班主任和輔導員要對違紀行為進行調查取證，調查筆錄要求至少有兩名調查人員在場。學生在校外發生違紀事件，邀請后勤保衛處協助，共同進行調查取證。班主任要客觀真實填寫《學生違紀情況調查表》（附件10）。根據違紀情況，班主任要對照學生違紀處理種類及標準提出處理意見，填寫《烏海職業技術學院學生違紀處分審批表》（附件11），并將《學生違紀情況調查表》、學生錯誤認識材料以及相關佐證材料一并報系學工辦。學工辦要對佐證材料、處分標準進行核實，經過分管領導審核，報系辦履行公文審簽程序。學生有違法犯罪行為的，待司法機關處理后，再根據司法機關的處理結果進行處理。
班主任要做好受處分學生的引導教育工作，要求受處分學生在考核期內態度端正，每兩個月向班主任提交思想匯報，參加一定次數的志愿者服務活動。受到處分的學生表現良好，處分期滿后，向班主任提交撤銷處分的書面申請，班主任提出解除處分意見，填寫《烏海職業技術學院學生取消處分審批表》（附件12）報分管領導審批后，由學工辦上報學生工作處備案。留校察看處分應報至學生工作處審查批準后，由學生工作委員會解除決定。警告、嚴重警告處分期限為6個月，記過、留校察看處分期限為12個月。到期未申請或未達到解除條件的，處分期限延續，以一次為限，延期半年。
（四）綜合素質測評
綜合素質測評得分的計算在班主任的領導下進行，必須堅持客觀、公正、民主、公開的原則，綜合素質測評得分是學生評優評獎的基本依據。班主任根據學生的平時表現，依據《烏海職業技術學院學生綜合素質評測暫行辦法》的相關規定進行德育測評賦分。由班委會成員將學生的德育成績、學業成績、體育成績按照的30%、60%、10%的權重進行計算。綜合素質測評成績的計算方法為:綜合素質測評得分=德育測評得分×30％+學業測評得分×60％+文體測評得分×10％+獎勵分-扣減分。成績計算數值到小數點后兩位。綜合素質測評經班主任審核通過后報學工辦。
五、其他事宜
本通知內容與學院相關制度不一致的，以學院相關制度為準。
醫學系
2021年12月22日
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